Oleh : M. Ichsan Amir Mujahid
Kegiatan pengelolaan SDM dalam rangka manajemen meliputi pengadaan, pembinaan, pemeliharaan/perawatan pegawai, dan pemberhentian.Pengadaan SDM
Dalam kegiatan pengadaan meliputi rekruitmen, seleksi, dan penempatan. Pengadaan didasarkan pada kebutuhan baik yang bersifat tetap (permanen, untuk seterusnya) atau yang bersifat tidak tetap (insidentil, musiman).
Dalam rekruitmen bisa juga diambil secara waiting list dari berkas dalam file atau pengadaan baru melalui media informasi untuk memperoleh calon yang betul-betul sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan, maka diberlakukan kategori-kategori seperti:
- Memenuhi syarat formil, artinya diambil dari pelamar yang memiliki pengalaman/pendidikan yang lebih tinggi dari yang diminta,
- Tidak memenuhi syarat formil, tetapi telah lama menjadi sukarelawan, pegawai tidak tetap, atau honorer.
Seleksi
Pelaksanaan seleksi sebaiknya dilakukan oleh pucuk pimpinan, dan atau bagian yang memiliki wewenang dan mengetahui pedoman dasar dalam melakukan seleksi pegawai yaitu berkaitan dengan ketentuan yang berlaku di bidang SDM, seperti keahlian, umur, jenis kelamin, diklat, pengalaman, dan keadaan fisik,
Setelah dilakukan seleksi berkas, tahap selanjutnya dibuat daftar nominal dan dilakukan wawancara (interview). Tahap ketiga dalam pelaksanaan seleksi adalah tes verbal dan atau tertulis, seperti:- Tes kemampuan (achievement test), seperti tes kemampuan akademik, kemampuan bahasa, keahlian dan keterampilan, dsb.
- Interest test (untuk mengetahui indikasi tugas yang cocok, bakat, the right man for the right place),
- Personality test (untuk mengukur karakteristik pelamar, seperti agresifitas, tempramen, keuletan, sikap, performance, aktivitas, dll.)
- Tes kesehatan (untuk mengetahui kesehatan fisik dan mental)
Tahap akhir dari seleksi adalah wawancara lanjutan meliputi tugas dan tanggung jawab.
Penempatan
Pada dasarnya seorang pelamar dapat diterima atau tidak setelah diadakan penilaian atas hasil tes dan wawancara, setelah ia diterima diperlukan semacam orientasi meliputi tugas-tugasnya dan baru dilakukan penempatan.
Kegiatan dalam rangka pembinaan meliputi penyelenggaraan pendidikan dan latihan pegawai, membentuk dan memelihara semangat kerja, komunikasi, konseling, mutasi, promosi, dan penilaian prestasi.
Latihan dan pendidikan pegawai atau biasa disebut “training” bukan saja diperlukan oleh pegawai/karyawan baru tetapi juga bagi yang telah lama bekerja, baik dari tingkat yang terendah sampai dengan tingkat yang tinggi. Juga bukan hanya diperlukan untuk tugas sekarang, tetapi juga dalam rangka tugas-tugas yang akan dihadapi selanjutnya, karena itu semua memerlukan “training”.
Peran training ini sangat penting, baik untuk instansi pemerintah ataupun swasta/perusahaan. Sehingga bagian khusus untuk mengurus tentang training pun dibentuk, seperti untuk di kementerian biasa disebut “Pusdiklat” yang kedudukannya setingkat dengan eselon II.
Selanjutnya, apakah manfaat dari training atau pendidikan dan latihan (diklat) itu? Banyak manfaat yang dapat diperoleh melalui diklat, antara lain:
1. Meningkatkan hasil kerja
Hasil yang diperoleh meliputi kualitas dan kuantitas dari produktivitas pegawai.
2. Menghemat uang
Dengan adanya training atau diklat, maka pegawai dapat bekerja lebih efisien dan lebih baik dari sebelumnya. Sedangkan efisiensi dapat diperoleh karena adanya teknik dan metode-metode baru yang didapat melalui diklat, sehingga suatu produk yang biasanya dibuat dalam waktu dan biaya yang relatif tinggi dapat ditekan menjadi lebih singkat dengan biaya lebih ringan, sehingga terdapat penghematan biaya.
3. Memberikan kepuasan dan rasa aman bagi pegawai
Pegawai yang mengikuti diklat merasa bahwa keikutsertaannya itu merupakan suatu “kehormatan” bahwa ia diperhatikan oleh organisasi/perusahaan. Setelah di-training dengan baik ia dapat menunjukkan prestasi yang lebih baik seperti apa yang diminta atau diharapkan oleh atasan/perusahaannya, sehingga ia merasa yakin bahwa dirinya masih tetap dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.
Setelah mendapatkan training pegawai seolah-olah mendapatkan suatu “senjata” untuk mempertahankan “kedudukannya”. Ia merasa percaya diri dan mampu berprestasi seperti yang diminta atasan/perusahaannya.
Semangat tidaklah datang dengan sendirinya, oleh sebab itu ia harus dibentuk, dibina, dan dipelihara. Semangat yang tinggi dan terarah akan membawa pengaruh positif terhadap produktivitas dan kelancaran kerja. Dalam uraian ini akan ditekankan bagaimana organisasi/lembaga/perusahaan bersikap dan berbuat terhadap pegawainya agar dalam diri mereka terbentuk semangat, serta bagaimana memelihara semangat tersebut tetap tinggi demi kepentingan bersama, yaitu:Seorang pemimpin haruslah memiliki sikap dan kemampuan seperti amanah dan jujur, kepemimpinan (leadership), manajerial (organizer), visi pemberdayaan, Inovatif dan kreatif, mampu menjalin hubungan dengan berbagai lembaga, motivator, dan mampu bekerjasama dalam tim.
2. Keingintahuan terhadap hal-hal yang menyangkut dirinya
Pada umumnya informasi di berbagai organisasi/perusahaan masih bersifat tertutup. Dalam beberapa hal memang baik, tetapi di sisi lain kurang bisa dibenarkan. Pada dasarnya setiap orang ingin tahu pasti tentang status, prestasi, kemungkinan kemajuan yang dapat dicapai olehnya, dsb. Apabila hal-hal tersebut dapat di ketahui ia akan merasa puas, jika ada kekurangan ia dapat segera memperbaiki dan akan mempertahankan bahkan meningkatkan kebaikan atau pretasi yang telah dicapainya.
Meski setiap bawahan harus tunduk tetapi ia akan merasa senang dan kerasan di tempat kerja bila ia diperlakukan secara manusiawi. Perintah atau instruksi dapat diberikan dengan keras dan tegas namun dengan cara penyampaian yang ramah dan sesopan mungkin.
4. Cukup bebas dalam melaksanakan tugas
Bebas di sini maksudnya adalah tanpa tekanan atau intimidasi. Setiap pegawai diberikan kesempatan bekerja sesuai dengan kemampuan dan daya kreativitasnya sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan, program, prosedur, sistem, dsb.
5. Ingin maju jika perlu dengan cara bersaing
Jika organisasi/perusahaan memiliki aturan dan kebijakan yang jelas dengan penerapan secara adil dan tegas, maka niscaya para bawahan akan menerimanya dengan senang hati. Sudah menjadi ciri masyarakat modern memiliki keinginan untuk maju dan kalau mungkin selalu mendapatkan kemajuan dalam tugas-tugasnya di lingkungan organisasi/perusahaan. Kemajuan berarti naik, mendapatkan fasilitas, atau posisi yang baik. Pemimpin harus dapat berbuat adil walaupun manifestasi daripada keadilan itu adalah ketidaksamaan, tetapi ia harus tegas melaksanakan serta mempertahankan kebijakan dan aturan yang telah dibuatnya agar pegawai tidak merasa resah.
Telah diungkapkan bahwa manifestasi dari keadilan adalah ketidaksamaan. Artinya bahwa pegawai diberikan imbalan jasa berdasarkan tanggungjawab, prestasi, dan kinerja. Seorang direktur imbalan jasanya berbeda dengan manajer, supervisor berbeda dengan pegawai biasa. Tentu saja makin tinggi posisi seseorang makin besar pula tanggungjawabnya, dan semakin besar pula imbalan jasanya. Begitu pula terhadap pegawai yang memiliki level yang sama, makin tinggi dan besar porsi kerja serta tanggungjawabnya, maka makin besar pula imbalan jasanya dibandingkan pegawai yang prestasi dan porsi kerja atau tanggungjawabnya biasa saja. Demikianlah yang disebut adil atau ketidaksamaan. Jika prinsip tersebut diterapkan secara terbuka, maka seluruh pegawai akan menerimanya dengan wajar.
7. Ingin tugas yang berguna
Bawahan yang sadar akan dirinya tidak memandang uang sebagai satu-satunya yang dikejar dalam bekerja. Memang uanglah yang utama bagi kebanyakan orang, tetapi setelah pegawai bisa mencapainya ia memiliki keinginan dalam bentuk lain, yaitu bahwa tugas-tugas yang dilaksanakannya membawa hasil yang berguna bagi organisasi/perusahaannya maupun bagi masyarakat umum.
Yang dimaksud dengan komunikasi dalam hal ini adalah proses penyampaian, penerimaan dan pemahaman kehendak, pendapat, pikiran, perasaan, ide, perintah, atau pesan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi terjadi antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya, juga antara rekan yang setingkat, atau antara jabatan baik dari dalam atau luar lingkungan organisasi/perusahaan, pendek kata dengan siapa saja. Dalam prakteknya komunikasi dapat meliputi:
- Menyampaikan sesuatu dengan lisan maupun tertulis,
- Kemampuan atau kemauan untuk mendengar atau menelaah pesan, keluhan, saran, dsb.
- Kemauan, kesediaan, atau kerelaan untuk menerima pesan tersebut di atas serta memberikan respon atau reaksi yang diharapkan atau diinginkan pihak lain.
Oleh sebab itu komunikasi harus terdiri dari tindakan-tindakan meminta dan menjamin perhatian kepada pihak lain untuk benar-benar mengerti pesan yang disampaikan, sehingga terjalin keharmonisan di antara rekan kerja.
Maksudnya adalah mengadakan kunjungan kepada para bawahan. Dalam hal ini yang diperlukan sebagai pegangan saat-saat diperlukannya konseling, yakni misalnya terlalu banyak atau sering terdapatnya kesalahan yang terjadi, pegawai yang cepat letih, sering termenung, tidak bergairah, emosi cepat berubah, banyak bicara, cepat marah, dsb. Hal-hal semacam itu merupakan tanda-tanda dibutuhkannya konseling.
Kemudian apakah tujuan dari konseling tersebut? Diantara tujuan diadakan konseling ialah:
- Memperbaiki gairah atau semangat kerja, meskipun prestasi yang diharapkan sebenarnya terbatas, namun tidak mustahil untuk dapat dicapai. Dengan adanya gairah dan semangat kerja maka akan mendorong seseorang untuk berprestasi lebih baik.
- Memperbaiki mutu secara umum daripada bawahan, agar setiap pegawai dapat bekerja mencapai standar performance.
Adapun bentuk konseling tersebut dapat berupa nasehat yang menentramkan atau memperbaiki komunikasi antara atasan dan bawahan juga sesama rekan kerja.
