Pengelolaan SDM (bagian 3 - Tamat)

Pengelolaan SDM (bagian 3 - Tamat)

Oleh : M. Ichsan Amir Mujahid

Pemeliharaan/Perawatan Pegawai

Administrasi Penggajian

Yang dimaksud dengan administrasi penggajian adalah proses kegiatan dalam rangka melaksanakan penggajian. Berbicara tentang penggajian maka perlu pula dikemukakan tentang macam dan dasar penetapan atas income yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai.

Income adalah pendapatan yang diperoleh pegawai berupa gaji atau upah, insentif, dsb. Sedangkan gaji ialah imbalan jasa berupa uang atas suatu pekerjaan, dan biasanya untuk perhitungan pembayaran jasa dalam satu hari atau satu minggu digunakan istilah upah.

Macam-macam pendapatan (income):

1.     Pendapatan berupa uang tunai

Yaitu pendapatan seorang pegawai sebagai imbalan jasanya dan dibayarkan dengan uang, guna memenuhi kebutuhan sehari-hari. Pendapatan berupa uang ini biasanya terdiri dari gaji, komisi, bonus (untuk perusahaan).

2.     Social Income

Yaitu bagian dari jumlah pendapatan/kompensasi di mana setiap orang menerimanya sebagai imbalan atas prestasi atau jabatannya, hal mana dengan adanya social income ini status orang tadi menjadi naik atau meningkat. Terkadang social income ini nilainya lebih tinggi daripada gajinya sendiri. Contohnya ialah tunjangan perumahan, tunjangan kesehatan, mobil, dsb.

3.     Psychical Income

Ialah pendapatan yang diterima pegawai dalam bentuk kepuasan kerja dan kemajuan di bidang karier.

Pimpinan memiliki tanggungjawab untuk memperhatikan dengan sungguh-sungguh ketiga macam pendapatan di atas demi tercapainya tujuan organisasi/perusahaan.

Dasar-Dasar Pertimbangan Pemberian Gaji

1.     Salary Market

Penetapan gaji selalu disesuaikan dengan keadaan pasar, dengan kata lain berdasarkan prinsip “Permintaan” dan “Penawaran”.

2.     Job Value

Nilai dari pekerjaan atau jabatan, tiap pekerjaan pada dasarnya dapat diukur dan diberikan nilai. Pengukuran dilakukan dengan metode-metode tertentu, dalam batas-batas tertentu, bersifat relatif dan subyektif. Gaji yang diterima didasarkan atas dasar besar kecilnya poin yang diperoleh.

3.     Performance (prestasi)

Penetapan gaji didasarkan pada sampai berapa jauh prestasi seseorang. Jadi dasarnya bukan karena pendidikan atau pengalaman, sarjana atau bukan, tetapi semata-mata karena prestasi yang diraihnya. Prinsip semacam ini pada umumnya dipakai pada perusahaan maju.

4.     Kualifikasi

Mendasarkan pada pendidikan dan pengalaman seseorang, sedangkan job value maupun prestasi tidak menjadi faktor utama. Dasar semacam ini dipakai pada organisasi pemerintahan serta BUMN. Seorang pegawai yang memiliki pendidikan tinggi dan masa kerja yang cukup lama akan mendapatkan gaji yang tinggi meskipun ia tidak memiliki prestasi apapun atau kurang memenuhi standar performance. Dasar semacam ini mengandung kelemahan yang prinsipil, terutama jika terdapat pegawai yang relatif muda dan potensial, ia akan menilai untuk apa bekerja keras dan penuh dedikasi karena gajinya hanya akan naik bila masa kerjanya telah cukup lama. Dengan penafsiran lain prinsip ini juga sering disebut “Pinbogas” (Pintar Bodoh Gaji Sama).

Faktor-Faktor Penentu Kompensasi/Penggajian

Dalam menentukan jumlah kompensasi/penggajian, perlu diperhatikan mengenai job evaluation, struktur penggajian serta fringe benefit dan program kesejahteraan.

Job evaluation

Adalah proses untuk menetapkan harga dan nilai dari suatu pekerjaan dibandingkan pekerjaan-pekerjaan lain dalam suatu organisasi dengan tujuan untuk mendapatkan struktur penggajian yang adil.

Tujuan utama dari job evaluation ialah:

1.     Manajemen memiliki suatu dasar untuk menyusun struktur penggajian yang adil dan dapat diterima oleh mereka yang jabatannya telah dinilai.

2.     Manajemen memiliki informasi yang dapat dipakai sebagai bahan untuk menetapkan kebijakan, bukan saja menyangkut masalah penggajian semata, tetapi juga tentang aspek-aspek tertentu yang menyangkut bidang personil, dsb.

3.     Dapat membantu dalam peningkatan dan mengkonsolidasikan hubungan antara top manajemen, middle manajemen, low manajemen, dan bawahan.

Agar dapat ditetapkan nilai atas jabatan tertentu maka penting untuk mengetahui serta menganalisis syarat-syarat seteliti mungkin. Dalam hal ini terdapat 4 (empat) sistem atau metode dari job evaluation.

1.     Job ranking methode

Jabatan-jabatan dibedakan dalam beberapa kriteria, seperti pengutamaan syarat skill, dsb. Sebenarnya jabatan itu sendiri cukup jelas yaitu yang satu lebih tinggi dari yang lain, tetapi perbedaan dalam derajatnya kurang jelas.

2.     Job clasification method

Metode ini sangat erat dengan ranking method, tetapi langkah pertama dari metode ini ialah menyusun suatu skala gaji. Kemudian menyiapkan job description yang menunjukkan macam-macam jabatan dimana tiap dari skala gaji tersebut ditetapkan.

Jabatan-jabatan tadi diklasifikasikan atas dasar:

-         Hubungan-hubungan dimana ditetapkan kepada siapa pemegang jabatan tersebut melakukan laporan (siapa atasannya), kepada siapa ia harus melapor.

-         Tingkat pengetahuan yang disyaratkan

-         Tingkat atau besarnya tanggungjawab

-         Keahlian dan pengalaman-pengalaman sebelumnya.

3.     Point rating method

Metode yang dijalankan dengan memberikan nilai berdasarkan point value atas tiap jabatan. Tiap jabatan tidak langsung dinilai dengan uang tetapi dengan poin.

Penilai harus menyusun sejumlah faktor-faktor. Tiap faktor terdiri atas beberapa tingkat, dan pada tiap tingkatan harus ada description-nya yang semuanya itu harus memiliki point value.

4.     Comparation menthod

Penilaian yang dilakukan berdasarkan alokasi daripada poin-poin atas faktor-faktor tertentu dalam hubungannya dengan macam-macam jabatan. Biasanya diterapkan atas jabatan-jabatan yang membutuhkan knowledge di samping faktor-faktor subyektif.

Faktor-faktor dasar yang harus diperhitungkan atau dipertimbangkan dalam menganalisis jabatan yang membutuhkan “knowledge” sebagai bagian dari proses penilaian:

a)     Decision maker (Kemampuan untuk memutuskan)

b)     Planner (Kemampuan membuat perencanaan)

c)     Creativity (kreativitas)

d)     Networking (kontak dengan pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi)

e)     Organizer (kemampuan untuk membuat kebijakan)

f)       Keeping secret information (kemampuan untuk menjaga keterangan-keterangan rahasia)

g)     Kemampuan untuk menghindari kekeliruan-kekeliruan

Struktur Panggajian

Dalam mempekerjakan orang perusahaan/organisasi harus mempertimbangkan aspek biaya yang harus dikeluarkannya. Macam-macam dasar struktur penggajian yang dipakai negara-negara maju:

1.     Falt rate scales

Pemberian gaji berdasarkan standar yang fixed kepada setiap pegawai sesuai dengan prestasinya, tanpa memandang umur atau jasa karyawan yang bersangkutan.

2.     Age rate scales

Pemberian gaji berdasarkan standar umur pegawai. Dasar ini dipakai untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu.

3.     Incramental scales

Skala gaji pada tiap golongan dibagi dalam bentuk penambahan seimbang antara skala yang satu dengan yang ada di atasnya.

4.     Salary ranges

Penggajian yang didasarkan pada nilai-nilai atau level jabatan.

Fringe Benefit dan Program Kesejahteraan

Masalah fringe benefit telah lama ada dan merupakan program yang berlaku bagi manajemen maupun para bawahan, yang jumlah program tersebut setiap tahunnya selalu bertambah baik kualitas dan kuantitasnya yang tentunya disesuaikan dengan kemampuan keuangan organisasi/perusahaan. Peningkatan ini terjadi  karena:

1.     Tuntutan atau anjuran dari para pegawai sendiri,

2.     Anjuran dan dorongan dari pemerintah,

3.     Kehendak dan inisiatif manajemen dalam rangka meningkatkan hasil kerja.

Di Indonesia sendiri terdapat macam-macam benefit dan program kesejahteraan pegawai, meliputi:

1.     Kesejahteraan pegawai untuk diri sendiri;

a)     Tunjangan keamanan,

b)     Tunjangan kematian,

c)     Tunjangan keluarga,

d)     Tunjangan hari libur,

e)     Tunjangan vakansi,

f)       Tunjangan perjalanan dinas,

g)     Tunjangan di tempat terpencil,

h)    Tunjangan tidak bekerja karena rusaknya mesin, dsb,

i)       Pembayaran lembur,

j)        Pesangon dan kompensasi,

k)     Cuti;

-       Sakit,

-       Kematian anggota keluarga,

-       Kelahiran anak,

-       Khusus (melaksanakan ibadah haji, dsb),

-       Tahunan,

-       Sedang berlangsungnya perundingan.

2.     Tunjangan kesehatan

a)     Asuransi

-       Jiwa,

-       Kecelakaan,

-       Tidak mampu bekerja.

b)     Tunjangan perawatan (di rumah sakit)

c)     Tunjangan kesehatan lainnya

-       Kesehatan gigi,

-       Kesehatan mata dan kacamata

-       Pemeriksaan kesehatan, dll.

3.     Tunjangan hari tua;

a)     Bantuan di hari tua,

b)     Pensiun,

c)     Istirahat di rumah.

4.     Tunjangan-tunjangan lain;

a)     THR,

b)     Pinjaman untuk pegawai,

c)     Bantuan perumahan,

d)     Bantuan kendaraan,

e)     Korting,

f)       Pajak pendapatan,

g)     Bantuan pindah tempat tinggal,

h)    Rekreasi,

i)       Transportasi,

j)        Beasiswa,

k)     Bonus akhir tahun.

Pemberhentian

Pemberhentian adalah proses yang paling akhir dalam pengelolaan sumber daya manusia. Istilah yang paling tepat adalah pemutusan hubungan kerja (PHK). Dalam pemutusan hubungan kerja ini harus berdasarkan alasan yang tepat dan sah tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. PHK terjadi karena:

1.     Keinginan organisasi/perusahaan;

-          Perusahaan pailit atau bangkrut,

-          Efisiensi produksi,

-          Pegawai dinilai sudah tidak dapat diharapkan atau memenuhi standar performance yang diinginkan perusahaan.

-          Dll.

2.     Keinginan pegawai,

3.     Pensiun,

4.     Sebab lainnya.

Demikian beberapa hal yang dapat saya sampaikan mengenai pengelolaan SDM yang merupakan job description dari para person yang bergerak serta berada di bidang personalia atau biasa disebut dengan HRD (Human Resources Departmen). Semoga bermanfaat...

< Bagian 1 >  │  < Bagian 2 >