BKP IV : Bekerja Dalam Satu Tim (1)

BEKERJA DALAM SATU TIM (1)

Oleh : M. Ichsan Amir Mujahid

A.   PRINSIP-PRINSIP BEKERJASAMA DALAM TIM

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, tetapi bekerja dengan orang lain dalam satu tim. Oleh karena itu, kita perlu mempelajari prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim. Bagaimanakah prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim itu, akan diuraikan seperti berikut ini.

1.   Pengertian tim

Dilihat dari asal katanya tim (team) merupakan terjemahan dari kata Inggris, yaitu together, everyone, dan achieves, yang artinya bekerjasama. Maksudnya jika sesuatu pekerjaan dikerjakan dengan cara bekerjasama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik.

Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda dengan bentuk-bentuk kelompok kerja yang lainnya. Tim beranggotakan orang-orang profesional yang dikoordinasikan untuk bekerjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Dengan kata lain tim adalah sekelompok orang dengan berbagai latar belakang keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

2.   Ciri-ciri sebuah tim

Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut.

	a.	Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama
	b.	Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapainya
	c.	Setiap anggota tim di bawah seorang pimpinan yang sama
	d.	Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan
	e.	Setiap anggoata tim saling bekerjasama dan berkolaborasi dalam melaksanakan tugas
	f.	Tim terdiri dari berbagai macam orang dengan latar belakang keahlian berbeda-beda.

3.   Faktor-faktor pembentukan tim

Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut

	a.	Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang
	b.	Konsep sinergi (1+1 > 2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih baik dari pada jumlah bagiannya
	c.	Anggota tim dapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga mereka dapat saling membantu dan bekerjasama
	d.	Kerjasama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik

4.   Karakteristik sebuah tim

Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan suatu tim. Untuk menjadi suatu tim, kumpulan orang itu harus mempunyai karakteristik sebagai berikut.

	a.	Ada kesepakatan terhadap misi tim
	b.	Semua anggota mentaati peraturan yang berlaku
	c.	Adanya pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang
	d.	Dapat beradaptasi terhadap perubahan

Dengan demikian jelaslah bahwa sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim. Sebab orang-orang yang berada dalam suatu kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerjasama, mempunyai misi dan tujuan yang sama, serta dapat saling pengertian dan saling membantu.

5.   Prinsip-prinsip kerjasama tim

Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim adalah sebagai berikut.

	a.	Identitas pribadi anggota tim
		Faktor saling percaya antar anggota tim merupakan hal yang sangat penting. Oleh karena itu setiap anggota tim harus saling mengenal identitas dan karakter pribadi masing-masing. Suatu tim tidak akan dapat berjalan secara efektif jika para anggotanya tidak merasa cocok satu sama lain.
	b.	Hubungan antar anggota tim
		Agar setiap anggota tim dapat bekerjasama, mereka tentu saja harus saling mengenal, saling berhubungan, dan saling berkomunikasi. Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggota tim yang berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, politik, dan status sosial budaya yang berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerjasama.

B.   MANFAAT DAN TUJUAN BEKERJA DALAM TIM

Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif dari pada bekerja sendiri-sendiri. Untuk memahami apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam tim dapat diikuti uraian berikut ini.

1.   Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim

Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi bekerja dalam tim antara lain dapat mengubah sikap, perilaku, dan nilai-nilai pribadi, serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan anggota lainnya. Selain itu tim dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda-beda mungkin saja membawa perspektif atau pengaruh positif terhadap proses pengambilan keputusan.

Secara lebih rinci manfaat bekerja dalam tim adalah sebagai berikut.

	a.	Manfaat bagi organisasi
		-	Meningkatkan produktivitas kerja
		-	Meningkatkan kualitas kerja
		-	Meningkatkan mentalitas kerja
		-	Meningkatkan kemajuan organisasi
	b.	Manfaat bagi anggota
		-	Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang
		-	Tanggungjawab atas pekerjaan dipikul bersama
		-	Memperoleh balas jasa dan penghargaan
		-	Sebagai media aktualisasi diri
		-	Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya

2.   Tujuan bekerja dalam tim

Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan, prinsip efisiensi, dan prinsip efektivitas. Untuk lebih jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini.

	a.	Kesatuan tujuan
		Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi, dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu program garapan atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan.
	b.	Efisensi
		Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.
	c.	Efektivitas
		Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja. Suatu tim disebut efektif jika telah memiliki ciri-ciri sebagai berikut.
		-	Tujuan yang jelas dan operasional
		-	Keterampilan yang memadai
		-	Komitmen
		-	Saling percaya
		-	Komunikasi yang baik
		-	Kemampuan negosiasi
		-	Kepemimpinan yang tepat

C.   MENYADARI TUJUAN, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB DALAM TIM

Setiap anggota tim tentu saja harus menyadari tujuan, tugas, dan tanggungjawabnya. Bagaimana menyadari tujuan, tugas, dan tanggungjawab dalam tim dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.   Tugas dan tanggungjawab anggota tim

Secara umum tugas dan tanggungjawab anggota tim adalah sebagai berikut.

	a.	Mewujudkan tujuan dan misi tim
	b.	Memelihara kebersamaan dalam tim
	c.	Mematuhi dan melaksanakan ketentuan atau norma yang berlaku dalam tim
	d.	Merealisasikan tugas dan pekerjaan dengan sebaik-baiknya
	e.	Menjaga nama baik dan kerahasiaan tim
	f.	Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan pekerjaan tim
	g.	Memberikan kontribusi yang nyata dalam memajukan kerjasama tim
	h.	Ikut berpartisipasi dalam pengambilan keputusan tim serta menerima dan melaksanakan keputusan tim dengan penuh keikhlasan dan rasa tanggungjawab.

2.   Tugas dan tanggungjawab pimpinan tim

Kepemimpinan pada dasarnya merupakan proses manajemen dalam rangka memberikan pengaruh, bimbingan, dan pengarahan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan tugas dan tanggungjawabnya.

Secara umum tugas dan tanggungjawab pimpinan tim adalah sebagai berikut.

	a.	Kreatif dan proaktif dalam memberikan dukungan terhadap kerjasama tim
	b.	Membimbing dan mengarahkan seluruh anggota dalam pelaksanaan kerjasama tim
	c.	Menanggapi dan menangani setiap permasalahan yang timbul sebagai dampak negatif dari kerjasama tim
	d.	Memikul seluruh tanggungjawab terhadap maju mundurnya kerjasama tim
	e.	Memberikan komando terhadap pelaksanaan tugas dan kegiatan tim

3.   Tugas dan tanggungjawab terhadap anggota yang pasif

Dalam kerja tim tidak ada istilah keberhasilan individu, melainkan keberhasilan tim. Setiap anggota tim diharapkan dapat mengerahkan segenap kemampuannya untuk tim.

Jika dalam suatu tim terdapat anggota yang pasif, maka hal ini harus segera diatasi. Karena bagi sebuah teamwork, rekan kerja yang pasif akan mengganggu kerjasama tim. Mengeluarkan si pasif dari kelompok tentu saja bukan tindakan yang bijaksana. Akan tetapi membiarkan anggota dalam kepasifan juga bukan langkah yang sehat. Untuk mengatasi anggota yang pasif dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

	a.	Pimpinan bertindak lebih tegas
	b.	Pimpinan jangan ragu-ragu untuk menegur anggota yang pasif
	c.	Pimpinan harus tegas dalam pembagian tugas kerja
	d.	Pimpinan jangan sering meng-hadle pekerjaan anggota yang pasif
	e.	Pimpinan jangan putus asa dan terbawa arus untuk ikut-ikutan pasif

4.   Strategi pelaksanaan tugas dan tanggungjawab bekerja dalam tim

Pembentukan suatu tim tentu saja tidak dengan sendirinya akan dapat berjalan efektif sebagaimana yang diharapkan. Oleh karena itu diperlukan strategi untuk mengatasi berbagai kendala dan hambatan yang muncul.

Dalam hal ini King (dalam Goetsch dan Davis, 1994) menganjurkan 10 strategi yang ia sebut Sepuluh Perintah Tim (Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kineja suatu tim. Sepuluh perintah tim tersebut adalah sebagai berikut.

	a.	Saling ketergantungan
	b.	Perluasan tugas
	c.	Pensejajaran (alignment)
	d.	Bahasa yang umum
	e.	Kepercayaan/respek
	f.	Kepemimpinan yang dibagi rata
	g.	Keterampilan pemecahan masalah
	h.	Keterampilan menangani konflik
	i.	Penilaian atau tindakan
	j.	Perayaan atas kesuksesan tim

D.   TAHAPAN PERKEMBANGAN TIM

Sebuah tim kerja yang berprestasi tidak terbentuk secara instant, melainkan melalui proses dan tahapan yang dimulai dari pembentukan rasa kekelompokan, fase pancaroba, fase pembentukan norma, sampai pada fase berprestasi.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tahapan atau fase-fase perkembangan suatu tim dapat diuraikan sebagai berikut.

1.   Tahap pembentukan rasa kekelompokan

Tahap pembentukan rasa kekelompokan merupakan tahap awal dalam proses kerjasama tim. Pada tahap ini setiap individu dalam kelompok melakukan berbagai penjajagan terhadap anggota lainnya mengenai hubungan antar pribadi yang dikehendaki kelompok. Pada tahap pertama inilah secara berangsur-angsur mulai diletakkan pola dasar perilaku tim, baik yang berkaitan dengan tugas tim maupun hubungan antar pribadi anggota tim.

Pada tahap ini tujuan tim masih belum jelas karena masih mencari-cari bentuk. Kondisi terakhir yang diharapkan terjadi pada fase ini adalah hilangnya kekuatan dalam hubungan antar pribadi. Semua anggota merasa bahwa mereka berada dalam satu kesatuan tim. Di luar mereka adalah orang-orang lain yang bukan termasuk anggota tim. Produk akhir dari fase forming ini diharapkan terbentuknya rasa kekelompokan di antara anggotanya. (Forsyth, 1983)

2.   Tahap pancaroba

Pada fase kedua dari proses perkembangan tim adalah upaya memperjelas tujuan tim mulai tampak, dan partisipasi anggota mulai meningkat. Sadar atau tidak sadar, pada tahap ini anggota tim mulai mendeteksi kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim melalui proses interaksi intensif. Fase ini ditandai oleh mulai terjadinya konflik satu sama lain, karena setiap anggota semakin menonjolkan rasa keakuannya masing-masing. Salah satu ciri penting pada fase ini adalah, dengan berbagai cara apapun anggotanya akan tetap saling mempengaruhi satu sama lain. Oleh karena itu pada tahap ini akan sangat rawan konflik dan ketegangan.

Dalam perkembangan sebuah tim, fase pancaroba ini merupakan fase yang paling panjang perjalanan waktunya. Sebab di dalam fase inilah melalui berbagai bentuk konflik dan kerjasama muncul kesadaran dan pemahaman dari setiap anggota tim tentang adanya aspek-aspek kepribadianyang unik dalam hubungan interpersonal, seperti perbedaan persepsi, perbedaan cara berkomunikasi, perbedaan dalam gaya kepemimpinan, perbedaan wawasan, dan sebagainya.

3.   Tahap pembentukan norma

Dalam fase ketiga ini meskipun konflik masih terjadi, tetapi anggota tim mulai melihat karakteristik kepribadianmasing-masing secara lebih mendalam, sehingga dapat memahami mengapa terjadi perbedaan dan konflik. Setiap anggota tim mulai mengatur cara-cara berkomunikasi dengan orang-orang tertentu, cara membantu orang lain, dan cara memperlakukan orang lain dalam tim.

Setiap anggota mulai merasakan perlunya kesatuan pendapat mengenai perilaku yang boleh dan yang tidak boleh ditampilkan dalam pergaulan timnya, sehingga melahirkan nilai-nilai dan norma-norma kelompok. Kondisi akhir dari tahap pembentukan norma ini adalah terciptanya suasana kerja yang penuh keharmonisan dalam tim.

4.   Tahap berprestasi

Pada fase berprestasi ini, tim sudah memiliki suasana hubungan kerja yang harmonis antara anggota satu dengan yang lainnya. Norma kelompok telah disepakati. Demikian pula tujuan dan tugas tim serta peran masing-masing anggota sudah mulai jelas. Terwujud suatu keterbukaan dalam komunikasi, interaksi, dan kerjasama dengan mentolerir perbedaan pendapat.

Pada tahap inilah sebuah tim dapat berprestasi dan menjadi tim yang solid. Dalam hal ini tim mampu berbuat secara efektif dan produktif, sehingga tim menampilkan prestasi kerja yang optimal. Fungsi kepemimpinan sangat mewarnai kinerja tim, demikian pula kedewasaan anggota tim juga menentukan sejauhmana kemampuan bertahan sebuah tim dalam melewati tahapan kesulitan.

E.   KARAKTER BUDAYA DALAM TIM

Setiap kelompok masyarakat dan setiap organisasi sosial atau perusahaan mempunyai karakteristik budaya yang berbeda-beda. Demikian pula pada setiap tim tentu saja mempunyai karakter budaya yang tidak sama. Namun secara umum terdapat lima karakter budaya tim, yaitu sebagai berikut.

1.   Tim yang berfungsi penuh

Kelompok kerja yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas dan mencapai tujuannya. Tim kerja memiliki pemahaman dan komitmenyang jelas untuk mencapai tujuannya. Etos kerja dari para anggotanya sangat tinggi.

2.   Tim yang menyenangkan

Kelompok kerja yang dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya dilakukan secara baik dan harmonis. Kerjasama dalam tim ini sangat baik, kekeluargaan dan saling tolong menolong, sehingga menyenangkan bagi para anggotanya. Tim kerja ini sangat besar perhatiannya bagi kemajuan hidup masyarakat.

3.   Tim yang tidak berfungsi

Kelompok kerja yang tingkat produktivitas kerjanya sangat rendah. Tim seperti ini biasanya tidak berlangsung lama atau cenderung cepat bubar karena para anggotanya merasa tidak puas, baik dalam hubungan antar pribadi maupun dalam hubungan dengan tim. Pada tim ini kepemimpinan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

4.   Tim yang kaku

Kelompok kerja yang memiliki kemampuan menyelesaikan tugas dan prestasi cukup tinggi, akan tetapi fungsi sosialnya buruk. Tim seperti ini juga tidak dapat bertahan lama. Sebab para anggotanya cenderung tidak mau bekerjasama, karena menganggap dukungan dan iklim sosial dalam tim tidak kondusif.

5.   Tim yang sedang-sedang saja

Kelompok kerja yang dalam melaksanakan aktivitasnya berlangsung sedang-sedang saja. Tim ini dalam menyelesaikan tugasnya tidak dapat dikatakan gagal mutlak, tetapi tidak pula dianggap sukses karena penampilan atau kinerjanya hanya sedang-sedang saja. Keberlangsungan tim ini cenderung berumur pendek karena kurang berprestasi.

F.   BENTUK-BENTUK TANGGUNGJAWAB MASING-MASING TIM

Pembentukan suatu tim kerja biasanya didasarkan pada bidang-bidang kegiatan atau garapan yang perlu segera ditangani secara baik dan profesional. Oleh karena itu, bentuk-bentuk tanggungjawab masing-masing tim berbeda-beda. Pada saat membentuk sebuah tim, manajer atau pimpinan perusahaan biasanya harus mempetimbangkan terlebih dahulu hal-hal berikut ini.

1.	Tingkat kemampuan teknis yang dimiliki anggota-anggota tim yang potensial
2.	Tingkat kecakapan dalam hubungan antar pribadi yang dimiliki anggota-anggota tim yang potensial

Pada saat memilih anggota ataupun pimpinan tim maka harus mempertimbangkan lima kriteria berikut.

1.	Sifat-sifat kepibadian
2.	Sikap dan perilaku antar pribadi
3.	Keterampilan berkomunikasi
4.	Keterampilan administrasi dan manajemen
5.	Pengetahuan dan pengalaman

Pemimpin tim sebaiknya memanfaatkan panduan berikut pada saat menentukan jenis tim atau kelompok yang akan dibentuk. Panduan atau pedoman tersebut adalah sebagai berikut.

1.	PANITIA bertujuan untuk menyelidiki, menasehati, dan melaporkan hasil-hasil temuan kepada pihak manajemen
2.	GUGUS TUGAS bertujuan memecahkan suatu masalah khusus dengan sengaja
3.	KELOMPOK PENYEMPURNAAN PROSES >> bertujuan memenuhi syarat proses memperbaiki kualitas, menekan pemborosan, atau memperbaiki produktivitas diseluruh jajaran departemen
4.	KELOMPOK PENYEMPURNAAN DEPARTEMEN ATAU BAGIAN bertujuan menyediakan arahan dan sarana bagi para pegawai untuk memberikan kontribusi bagi aktivitas yang sedang berjalan yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas departemen
5.	TIM bertujuan mengorganisasikan berbagai macam orang atau pegawai dengan berbagai macam keterampilan dan pengetahuan yang harus mencapai tujuan-tujuan bisnis dengan satu pendekatan terarah

Berdasarkan bentuk-bentuk tanggungjawabnya, tim menurut Johnson, Kantner, dan Kikora dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis berikut ini.

1.   Tim penyempurnaan departemen

Tim ini terdiri dari kumpulan orang-orang profesional yang bertugas menyempurnakan organisasi dan manajemen suatu departemen, atau bertugas khusus dalam suatu departemen dan sering disebut gugus kualitas (quality circle).

Misalnya tim penyempurnaan departemen pendidikan, tim penyempurnaan departemen produksi, tim penyempurnaan departemen pemasaran, dan sebagainya.

2.   Tim perbaikan proses

Tim kerja yang bertugas untuk melakukan perbaikan terhadap keseluruhan proses kegiatan atau produk tertentu (departemen, instansi, atau perusahaan). Tim ini anggotanya terdiri dari personal tiap-tiap bidang atau bagian.

Misalnya tim perbaikan proses kualitas barang, tim perbaikan proses pelayanan kepada pelanggan, dan sebagainya.

3.   Gugus tugas (task force)

Disebut juga tim proyek, yaitu tim kerja sementara yang dibentuk untuk suatu misi dan tujuan tertentu. Termasuk ke dalam kelompok kerja tim ini, antara lain tim proyek khusus atau tim pemecahan masalah. Gugus tugas terdiri dari kumpulan orang-orang yang kompeten dan sanggup memenuhi misi tertentu. Gugus tugas ini akan dibubarkan jika misinya telah tercapai.

< Bagian 2 >